Barrierefreie PDF: PDF/UA, Tagged PDF und Prüfung mit PAC

Kurz erklärt: Eine barrierefreie PDF ist ein PDF-Dokument, das den Standard PDF/UA (ISO 14289) erfüllt und damit für Screenreader, Vergrößerungssoftware und andere assistive Technologien zugänglich ist. Barrierefreie PDFs nutzen Tags für die Dokumentstruktur, Alt-Texte für Bilder und eine definierte Lesereihenfolge.

PDFs sind im Geschäftsverkehr allgegenwärtig: Rechnungen, AGB, Produktdatenblätter, Formulare, Speisekarten. Doch die meisten PDFs sind für blinde und sehbehinderte Menschen unzugänglich. Das BFSG und die EN 301 549 fordern, dass alle digitalen Dokumente, die Teil eines Produkts oder einer Dienstleistung sind, barrierefrei gestaltet werden. Für PDFs bedeutet das: Tagged PDF nach dem PDF/UA-Standard.

Was ist PDF/UA?

PDF/UA (Universal Accessibility) ist der internationale Standard ISO 14289 für barrierefreie PDF-Dokumente. Er definiert technische Anforderungen an die Dokumentstruktur, die über die WCAG hinausgehen und speziell auf das PDF-Format zugeschnitten sind. Zentrale Anforderungen:
• Vollständiges Tagging: Jedes inhaltliche Element (Überschrift, Absatz, Liste, Tabelle, Bild) muss getaggt sein.
• Korrekte Lesereihenfolge: Die logische Reihenfolge muss der visuellen entsprechen.
• Alt-Texte: Alle Bilder müssen Alt-Texte haben, dekorative Elemente als Artefakt markiert sein.
• Dokumentsprache: Die Sprache muss angegeben sein.
• Keine reinen Bild-PDFs: Gescannte Dokumente müssen per OCR in Text umgewandelt werden.

Tagged PDF: Das Fundament

Ein Tagged PDF enthält neben dem sichtbaren Inhalt eine unsichtbare Strukturebene – den Tag-Baum. Dieser Tag-Baum ordnet jedem sichtbaren Element eine semantische Rolle zu: ,

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,

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etc. Screenreader lesen nicht den visuellen Inhalt, sondern navigieren den Tag-Baum. Ein PDF ohne Tags ist für Screenreader im Wesentlichen unlesbar – der Reader versucht bestenfalls, den Text zeilenweise zu extrahieren, was bei mehrspaltigem Layout zu chaotischen Ergebnissen führt. Tabellen ohne Tags verlieren ihre Zeilen-/Spalten-Zuordnung vollständig.

Prüfung mit PAC 2024

PAC (PDF Accessibility Checker) ist das führende kostenlose Prüftool für PDF/UA-Konformität, entwickelt von der Stiftung Zugang für alle. Die aktuelle Version PAC 2024 prüft gegen PDF/UA-1 und PDF/UA-2. PAC zeigt: (1) automatisch erkennbare Fehler (fehlende Tags, fehlende Alt-Texte, fehlende Sprache), (2) Warnungen, die manuell zu prüfen sind (z. B. korrekte Lesereihenfolge, sinnvolle Alt-Texte), (3) eine Screenreader-Vorschau, die zeigt, was ein Screenreader „sieht". Ergänzend prüft Adobe Acrobat Pro mit seiner eingebauten Barrierefreiheitsprüfung, und das Matterhorn-Protokoll definiert alle Prüfpunkte systematisch.

Barrierefreie PDFs erstellen: Workflow

Der beste Weg zu barrierefreien PDFs beginnt im Quelldokument:
1. Quelldokument strukturieren: In Word, InDesign oder LibreOffice echte Formatvorlagen nutzen (Überschrift 1, Überschrift 2, Absatz, Liste).
2. Bilder mit Alt-Text versehen: Bereits im Quelldokument.
3. Tabellen korrekt aufbauen: Kopfzeilen als solche markieren.
4. PDF exportieren: Option „Tagged PDF" bzw. „PDF/UA" aktivieren.
5. Nachbearbeitung: In Acrobat Pro Tags prüfen und korrigieren.
6. Prüfung: Mit PAC 2024 testen.
Wichtig: Nachträgliches Taggen ist aufwendig. Barrierefreiheit ab dem Quelldokument mitdenken spart erheblich Zeit.

BFSG-Relevanz: Wann müssen PDFs barrierefrei sein?

Das BFSG erfasst PDFs dann, wenn sie Teil eines barrierefreiheitspflichtigen Produkts oder einer Dienstleistung sind: Produktdatenblätter, AGB, Rechnungen, Vertragsunterlagen, Bedienungsanleitungen. Auch die EN 301 549 Abschnitt 10 fordert explizit die Barrierefreiheit von Nicht-Web-Dokumenten. Unternehmen sollten einen systematischen Prozess für barrierefreie PDF-Erstellung etablieren – insbesondere für automatisch generierte Dokumente (Rechnungen, Bestätigungen), die in großer Stückzahl entstehen und deren Barrierefreiheit einmalig in der Vorlage sichergestellt werden kann.

Wird geprüft: bf-check prüft Webseiten, nicht PDFs direkt. Für verlinkte PDFs empfehlen wir die Prüfung mit PAC 2024 und den Einsatz von PDF/UA-konformen Vorlagen.

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WCAG 2.1 AA EN 301 549 BFSG Assistive Technologien