Barrierefreie PDFs erstellen: So werden Dokumente BFSG-konform

Warum PDFs ein Barrierefreiheits-Problem sind

PDFs auf Webseiten sind oft die größte Barrierefreiheits-Lücke. Eingescannte Dokumente, Bild-PDFs ohne Texterkennung und PDFs ohne Tags sind für Screenreader komplett unzugänglich. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) fordert, dass alle Informationen auf einer Webseite zugänglich sind – und das schließt PDF-Downloads ausdrücklich ein.

Die technischen Anforderungen ergeben sich aus der EN 301 549 und den WCAG 2.1 Level AA. Zwei Success Criteria sind für PDFs besonders relevant:

• SC 1.3.1 – Info and Relationships: Struktur und Beziehungen müssen programmatisch bestimmbar sein. Ein PDF ohne Tags erfüllt dieses Kriterium nicht.
• SC 4.1.2 – Name, Role, Value: Interaktive Elemente wie Formularfelder müssen Name, Rolle und Zustand korrekt an assistive Technologien übermitteln.

Wer PDFs auf seiner Webseite anbietet, die diese Kriterien nicht erfüllen, riskiert Bußgelder bis zu 100.000 Euro gemäß § 32 BFSG.

Der PDF/UA Standard (ISO 14289-1)

PDF/UA (Universal Accessibility) ist der internationale Standard für barrierefreie PDF-Dokumente, definiert in ISO 14289-1. Er baut auf dem Tagged-PDF-Format (ISO 32000) auf und legt fest, welche Anforderungen ein PDF erfüllen muss, damit es von assistiven Technologien zuverlässig verarbeitet werden kann.

Die wichtigsten Anforderungen von PDF/UA:

• Vollständiges Tagging: Jedes Inhaltselement muss getaggt sein – Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen, Bilder.
• Korrekte Lesereihenfolge: Die logische Lesereihenfolge muss im Tag-Baum abgebildet sein.
• Alt-Texte für Bilder: Alle nicht-dekorativen Bilder brauchen beschreibende Alternativtexte. Tipps für gute Alt-Texte findest du hier.
• Dokumentsprache: Die Sprache des Dokuments muss definiert sein.
• Zugängliche Formulare: Formularfelder brauchen Labels, Tooltips und eine logische Tab-Reihenfolge.

Ein PDF/UA-konformes Dokument erfüllt automatisch die relevanten WCAG-Anforderungen. Es ist der Goldstandard für barrierefreie PDFs.

Tags in PDFs: Die Grundlage der Barrierefreiheit

Tags sind das PDF-Äquivalent zu semantischem HTML. Sie geben dem Inhalt Struktur und Bedeutung:

Überschriften-Tags (<H1> bis <H6>): Genau wie im Web brauchen PDFs eine logische Überschriften-Hierarchie. Screenreader nutzen sie zur Navigation – ein Nutzer kann direkt zu Abschnitt 3 springen, statt das gesamte Dokument durchzuhören.

Listen-Tags (<L>, <LI>): Aufzählungen und nummerierte Listen müssen als solche getaggt sein. Ohne Tags liest ein Screenreader die Aufzählungszeichen als einzelne Absätze vor.

Tabellen-Tags (<Table>, <TH>, <TD>): Barrierefreie Tabellen brauchen korrekte Kopfzellen (TH) und Datenzellen (TD) mit Scope-Attributen. Nur so kann ein Screenreader die Zuordnung „Spalte X, Zeile Y“ kommunizieren.

Abbildungs-Tags (<Figure>): Bilder, Diagramme und Grafiken werden mit dem Figure-Tag gekennzeichnet und mit Alt-Text versehen. Dekorative Elemente erhalten ein Artifact-Tag, damit Screenreader sie ignorieren.

Ein barrierefreies PDF aus Word erstellen

Microsoft Word ist das am häufigsten genutzte Tool zur PDF-Erstellung. Mit der richtigen Vorarbeit entsteht ein weitgehend barrierefreies PDF:

Schritt 1 – Formatvorlagen verwenden: Überschriften als „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ etc. formatieren – niemals manuell fett/groß. Word überträgt diese Formate direkt in PDF-Tags.

Schritt 2 – Alt-Texte vergeben: Rechtsklick auf jedes Bild > „Alternativtext bearbeiten“. Beschreibe den Inhalt und Zweck des Bildes. Dekorative Bilder als „dekorativ“ markieren.

Schritt 3 – Tabellen-Kopfzeilen: Erste Zeile einer Tabelle markieren > Tabellenentwurf > „Überschriftenzeile wiederholen“ aktivieren. Keine verbundenen Zellen verwenden, wenn möglich.

Schritt 4 – Listen korrekt formatieren: Echte Aufzählungen und nummerierte Listen verwenden – keine manuellen Striche oder Nummern.

Schritt 5 – Lesereihenfolge prüfen: Ansicht > Navigationsbereich > Überschriften. Stimmt die Reihenfolge mit dem visuellen Layout überein?

Schritt 6 – Barrierefreiheitsprüfung: Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen. Word findet die häufigsten Probleme (fehlende Alt-Texte, fehlende Tabellenköpfe, leere Zellen).

Schritt 7 – Export: Datei > Speichern unter > PDF. Wichtig: Unter „Optionen“ die Checkbox „Tags für Barrierefreiheit“ aktivieren. Ohne diese Option wird ein Bild-PDF ohne Struktur erzeugt.

Adobe Acrobat Pro: PDFs nachträglich barrierefrei machen

Adobe Acrobat Pro ist das umfassendste Tool für die nachträgliche Barrierefreiheits-Optimierung von PDFs. Der typische Workflow:

1. Barrierefreiheitsprüfung starten: Werkzeuge > Barrierefreiheit > Vollständige Prüfung. Acrobat testet gegen PDF/UA und listet alle Fehler auf.

2. Auto-Tagging: Acrobat kann bestehende PDFs automatisch taggen. Die Ergebnisse sind bei einfachen Layouts brauchbar, bei komplexen Designs (mehrspaltiger Text, Tabellen, Seitenleisten) muss manuell nachgearbeitet werden.

3. Tag-Baum bearbeiten: Im Tag-Panel können Tags manuell hinzugefügt, verschoben und korrigiert werden. Hier wird die logische Lesereihenfolge festgelegt – unabhängig vom visuellen Layout.

4. Alt-Texte ergänzen: Rechtsklick auf Figure-Tags > Eigenschaften > Alternativtext eingeben. Dekorative Bilder als Artifact markieren.

5. Formularfelder prüfen (SC 4.1.2): Jedes Formularfeld braucht ein Label (Tooltip), eine korrekte Tab-Reihenfolge und einen definierten Typ (Textfeld, Checkbox, Dropdown).

Die Lesereihenfolge: Das unsichtbare Problem

Die Lesereihenfolge ist einer der häufigsten und gleichzeitig am schwersten zu erkennenden Fehler in PDFs. Sie bestimmt, in welcher Reihenfolge ein Screenreader den Inhalt vorliest.

Das Problem: Bei mehrspaltigem Layout, Seitenleisten, Fußnoten oder Textboxen weicht die logische Lesereihenfolge oft drastisch von der visuellen ab. Ein Screenreader liest dann möglicherweise erst die rechte Spalte, dann die linke – oder springt mitten im Satz zu einer Fußnote.

Die Lösung: Im Tag-Baum (Acrobat Pro) oder im Lesereihenfolge-Panel die korrekte Reihenfolge per Drag-and-Drop festlegen. Im PAC kann die Lesereihenfolge in der Screenreader-Vorschau kontrolliert werden.

Tipp: Einfache, einspaltige Layouts sind von Natur aus weniger fehleranfällig. Überlege, ob das Dokument wirklich ein Mehrspaltenlayout braucht.

Formularfelder in PDFs barrierefrei gestalten

PDF-Formulare sind besonders häufig Quelle von Barrierefreiheits-Problemen. Die wichtigsten Anforderungen gemäß SC 4.1.2 (Name, Role, Value) und SC 3.3.2 (Labels or Instructions):

• Labels: Jedes Formularfeld braucht ein sichtbares Label und ein programmatisch zugeordnetes Tooltip. Der Tooltip wird vom Screenreader vorgelesen.
• Tab-Reihenfolge: Die Reihenfolge, in der der Tabulator durch die Felder springt, muss logisch sein – typischerweise von oben nach unten, links nach rechts.
• Pflichtfelder: Müssen visuell und programmatisch als Pflichtfeld gekennzeichnet sein.
• Fehlermeldungen: Bei Validierungsfehlern muss eine verständliche Meldung angezeigt werden (SC 3.3.1 – Error Identification).

Alternative: Statt PDF-Formulare lieber HTML-Formulare verwenden. Diese sind nativ besser zugänglich und einfacher zu warten.

PAC – PDF Accessibility Checker: Das Standardtool

Der PAC (PDF Accessibility Checker) ist das kostenlose Referenztool für die Überprüfung von PDF-Barrierefreiheit. Er prüft gegen PDF/UA (ISO 14289-1) und WCAG 2.1.

Funktionen:

• Übersichtlicher Fehlerreport mit Kategorien (Struktur, Semantik, Alternativtexte, Metadaten)
• Screenreader-Vorschau: Zeigt an, wie ein Screenreader das Dokument liest
• Logische Strukturansicht: Visualisiert den Tag-Baum
• Seitenvorschau mit farblich markierten Tags

Workflow: Erstelle dein PDF in Word oder InDesign > öffne es im PAC > prüfe die Fehler > korrigiere in Acrobat Pro oder axesPDF > prüfe erneut im PAC.

Für eine umfassendere Prüfung deiner gesamten Webseite – inklusive aller eingebetteten PDFs – nutze unseren kostenlosen BFSG-Scanner.

Besser: HTML statt PDF

Die beste Lösung für Barrierefreiheit ist oft kein PDF, sondern eine HTML-Seite. HTML ist von Natur aus zugänglicher, responsiv und durchsuchbar.

Vorteile von HTML gegenüber PDF:

• Nativ responsiv – passt sich an jedes Gerät an
• Besser durchsuchbar (intern und für Suchmaschinen)
• Einfacher zu aktualisieren
• Screenreader unterstützen HTML zuverlässiger als PDF
• Keine zusätzliche Software zum Öffnen nötig

Best Practice: Biete wichtige Informationen (AGB, Anleitungen, Formulare) primär als HTML an. Das PDF kann als zusätzlicher Download für den Druck bereitstehen – aber nicht als einziger Zugang zu den Informationen.

Für eine detaillierte Dokumentation deiner Barrierefreiheits-Maßnahmen empfehlen wir unseren Leitfaden zur BFSG-Dokumentation.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte zur BFSG-Compliance wenden Sie sich an einen spezialisierten Anwalt.

Häufig gestellte Fragen