PAC PDF Accessibility Checker: PDFs auf BFSG prüfen

PDFs gehören zu den häufigsten Stolperfallen bei der Umsetzung des BFSG: Preislisten, Datenblätter und AGB liegen oft als eingescannte oder schlecht exportierte PDF-Datei vor, die für Screenreader-Nutzer unlesbar bleibt. Der PDF Accessibility Checker (PAC) der Stiftung Zugang für alle ist ein kostenloses Windows-Tool, das ein PDF gegen den internationalen Standard PDF/UA prüft.

Viele Unternehmen wissen gar nicht, wie viele PDF-Dokumente über die Jahre auf ihrer Webseite angesammelt wurden, bis eine erste PAC-Prüfung zeigt, wie unterschiedlich der technische Zustand von Datei zu Datei ausfällt.

Anders als ein Blick in Adobe Acrobat liefert PAC einen strukturierten Bericht mit klaren Fehlermeldungen und einer Vorschau, wie ein Screenreader das Dokument lesen würde. Dieser Leitfaden zeigt Installation, Prüfablauf, Fehlerinterpretation und wo PAC an seine Grenzen stößt.

Was PAC ist und wofür PDF/UA steht

PAC steht für PDF Accessibility Checker und wird von der Schweizer Stiftung Zugang für alle kostenlos zum Download bereitgestellt. Das Tool prüft eine PDF-Datei gegen PDF/UA (ISO 14289), den internationalen Standard für barrierefreie PDF-Dokumente.

PDF/UA definiert unter anderem, dass ein Dokument eine logische Tag-Struktur besitzt, Bilder mit Alt-Texten versehen sind, die Lesereihenfolge korrekt hinterlegt ist und Tabellen als solche ausgezeichnet werden. Diese Kriterien überschneiden sich stark mit den Anforderungen, die auch für barrierefreie PDF-Dokumente nach BFSG gelten.

Installation und Funktionsumfang

PAC steht als kostenloser Download auf der Webseite der Stiftung Zugang für alle bereit und läuft ausschließlich unter Windows. Nach dem Herunterladen führst du das Installationsprogramm aus und folgst den Standardschritten.

Nach dem Start öffnest du über die Oberfläche eine PDF-Datei per Drag-and-drop oder über den Datei-Dialog. PAC analysiert das Dokument automatisch und zeigt nach wenigen Sekunden eine Übersicht mit bestandenen und nicht bestandenen Prüfpunkten.

Neben dem reinen PDF/UA-Check enthält PAC eine integrierte Vorschau, die simuliert, in welcher Reihenfolge ein Screenreader den Inhalt vorlesen würde - ein direkter Blick in die Tag-Struktur ohne separate Software.

Schritt für Schritt: Ein PDF gegen PDF/UA prüfen

Öffne zunächst die Datei in PAC und rufe den Menüpunkt "PDF/UA-Prüfung" auf. Das Tool arbeitet die einzelnen Kriterien nacheinander ab und markiert jeden Punkt mit einem grünen Haken oder einem roten Kreuz.

Klicke ein rotes Kreuz an, um die betroffene Stelle im Dokument direkt angezeigt zu bekommen. PAC verlinkt die Fehlermeldung mit der konkreten Position im PDF, sodass du das Problem ohne langes Suchen findest.

Prüfe abschließend über die integrierte Vorlese-Simulation, ob die angezeigte Reihenfolge der Inhalte der visuellen Lesereihenfolge entspricht - gerade bei mehrspaltigen Layouts weichen beide häufig voneinander ab.

Fehlermeldungen im Prüfbericht interpretieren

Häufige Fehlermeldungen betreffen fehlende Dokumenttitel, fehlende Sprachangabe des Dokuments, nicht getaggte Bilder sowie Tabellen ohne ausgezeichnete Kopfzeilen. Jede Meldung nennt das betroffene PDF/UA-Kriterium mit kurzer Erklärung.

Ein grüner Gesamtstatus bedeutet nicht automatisch, dass das Dokument in jeder Hinsicht gut lesbar ist - PAC prüft die technische Struktur, nicht die inhaltliche Qualität von Alt-Texten oder ob die Lesereihenfolge wirklich sinnvoll ist.

Bei komplexeren Dokumenten wie Formularen oder mehrspaltigen Broschüren lohnt es sich, jede einzelne Fehlermeldung mit dem Ursprungsdokument abzugleichen, statt nur auf den Gesamtstatus zu schauen.

Notiere dir bei wiederkehrenden Fehlerarten - etwa immer fehlende Alt-Texte bei Produktfotos in Datenblättern - das zugrunde liegende Muster im Erstellungsprozess. Häufig lässt sich ein einzelner Arbeitsschritt in der Vorlage korrigieren, statt jedes Dokument einzeln nachträglich zu reparieren.

PAC im Vergleich zur Prüfung mit Adobe Acrobat

Adobe Acrobat Pro besitzt einen eigenen Barrierefreiheits-Check, der ähnliche Kriterien wie Tags, Alt-Texte und Lesereihenfolge prüft und direkt Korrekturen im selben Programm erlaubt. Der Vorteil liegt darin, Fehler ohne Werkzeugwechsel zu beheben.

PAC hingegen prüft strikt gegen den PDF/UA-Standard und liefert dadurch ein eindeutigeres Ergebnis, das sich als Nachweis eignet. In der Praxis bewährt sich die Kombination: Korrektur in Acrobat oder der Ursprungssoftware, abschließende Kontrolle mit PAC vor der Veröffentlichung.

Typische Fehlerquellen in Word-zu-PDF-Exporten

Die meisten barrierefreiheitsrelevanten Fehler entstehen bereits beim Export aus Word, nicht erst im PDF selbst. Wird der Export über "Drucken" statt über die Funktion "Speichern unter PDF" mit aktivierter Tag-Erstellung ausgeführt, gehen sämtliche Strukturinformationen verloren.

Auch nachträglich eingefügte Bilder ohne Alt-Text in Word, per Leerzeichen simulierte Einrückungen statt echter Listen und Tabellen, die als reine Textblöcke formatiert wurden, führen zuverlässig zu Fehlern im PAC-Bericht. Details dazu liefert der Artikel zu barrierefreien Word- und Excel-Dokumenten.

Ein sauberer Export beginnt daher im Ursprungsdokument: korrekte Formatvorlagen für Überschriften, echte Listen statt Bindestrich-Zeichen und Alt-Texte an jedem Bild, bevor überhaupt exportiert wird.

Auch die automatisch erzeugte Tag-Reihenfolge von Word übernimmt nicht immer die visuelle Anordnung von Text und Bildern korrekt, insbesondere bei Layouts mit Textfeldern oder frei platzierten Grafiken. Eine Kontrolle der Lesereihenfolge in PAC nach jedem Export ist daher auch bei sauber formatierten Word-Dateien sinnvoll.

Wann eine manuelle Nachprüfung nötig bleibt

PAC kann nicht beurteilen, ob ein Alt-Text inhaltlich zutreffend ist oder ob eine komplexe Tabelle mit verschachtelten Kopfzeilen für einen Screenreader wirklich verständlich aufgebaut wurde. Diese Bewertung bleibt eine manuelle Aufgabe.

Auch bei Formularfeldern innerhalb eines PDFs - etwa ausfüllbaren Bestellformularen - solltest du zusätzlich mit einem Screenreader wie NVDA testen, ob jedes Feld korrekt angesagt wird und die Tabulator-Reihenfolge der visuellen Anordnung entspricht.

Plane für besonders umfangreiche oder rechtlich wichtige Dokumente wie AGB und Preislisten einen festen Prüfrhythmus ein: PAC-Check nach jeder inhaltlichen Aktualisierung, ergänzt um eine stichprobenartige Kontrolle mit Screenreader, sobald sich am Aufbau des Dokuments etwas Grundlegendes ändert.

Hinweis: Eine bestandene PAC-Prüfung ist ein technischer Hinweis auf PDF/UA-Konformität, aber keine rechtsverbindliche Bestätigung vollständiger BFSG-Konformität.

Häufig gestellte Fragen