BFSG für Coworking Spaces und Eventlocations: Buchung barrierefrei

Bei Coworking Spaces und Eventlocations läuft der komplette Verkaufsprozess heute meist digital ab: Arbeitsplatz oder Raum im Kalender aussuchen, Preis online berechnen, Vertrag oder Buchung direkt abschließen. Wer als Nutzerin oder Nutzer auf Tastatur oder Screenreader angewiesen ist, muss diesen kompletten Weg ohne fremde Hilfe gehen können.

Dieser Beitrag zeigt, worauf es bei Buchungssystemen, Verfügbarkeitskalendern, virtuellen Rundgängen und Zahlungsabwicklung in dieser Branche ankommt und wie sich digitale von physischer Barrierefreiheit der Location unterscheidet.

Buchung als zentraler digitaler Vertragsabschluss

Coworking Spaces und Eventlocations fallen regelmäßig unter das BFSG, sobald die Buchung eines Arbeitsplatzes, eines Raums oder einer Mitgliedschaft online abgeschlossen werden kann. Das entspricht der Kategorie elektronischer Geschäftsverkehr, für die die BFSGV in Verbindung mit der EN 301 549 konkrete technische Anforderungen formuliert, die inhaltlich weitgehend den WCAG 2.1 auf Stufe AA entsprechen.

Für kleinere Anbieter, etwa ein einzelnes Coworking-Büro mit wenigen Arbeitsplätzen, kann die Ausnahme für Kleinstunternehmen relevant sein: weniger als 10 Beschäftigte und höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme bei reinen Dienstleistungen. Ein Blick in die BFSG-Checkliste hilft bei der Einordnung.

Auch reine Anfragewege ohne sofortige Buchung sind nicht automatisch außen vor: Sobald eine unverbindliche Anfrage in einen digital abgeschlossenen Mietvertrag mündet, etwa per E-Signatur oder Bestätigungslink, greifen an dieser Stelle des Prozesses dieselben Anforderungen wie bei einer direkten Online-Buchung.

Online-Buchungssysteme für Arbeitsplätze und Räume barrierefrei gestalten

Ein Buchungssystem für Coworking-Arbeitsplätze oder Eventräume läuft meist über mehrere Schritte: Raum oder Platztyp auswählen, Datum und Uhrzeit festlegen, Zusatzleistungen wie Beamer oder Catering hinzubuchen, Kontaktdaten eingeben, bestätigen. Jeder Schritt muss vollständig per Tastatur bedienbar sein, mit klar erkennbarem Fokus und einer für Screenreader nachvollziehbaren Reihenfolge.

Ein häufiges Problem sind Buchungswidgets von externen Anbietern, die als eingebettetes Element auf der eigenen Seite laufen. Diese Widgets liegen technisch oft außerhalb der eigenen Kontrolle, die Verantwortung für die Barrierefreiheit bleibt aber beim Betreiber der Webseite. Es lohnt sich, vor der Auswahl eines Buchungstools gezielt nach dessen Barrierefreiheit zu fragen, statt das erst nach der Einbindung festzustellen.

Verfügbarkeitskalender und Preisrechner zugänglich umsetzen

Verfügbarkeitskalender stellen freie und belegte Termine meist farblich dar – grün für verfügbar, grau oder rot für ausgebucht. Für Nutzende mit Farbsehschwäche oder blinde Nutzende reicht diese Kennzeichnung allein nicht aus. Jeder Tag oder jedes Zeitfenster braucht zusätzlich eine textliche oder für Screenreader zugängliche Kennzeichnung des Status, etwa als verstecktes Label "verfügbar" oder "ausgebucht".

Preisrechner, die je nach Raumgröße, Dauer und Zusatzleistungen automatisch einen Endpreis berechnen, sollten das Ergebnis nicht nur optisch groß anzeigen, sondern auch für Screenreader in dem Moment ansagen, in dem sich der Preis ändert. Grundlagen zur Umsetzung solcher dynamischen Rechner beschreibt der Beitrag Konfiguratoren und Preisrechner barrierefrei, allgemeine Buchungsprinzipien der Beitrag Online-Buchung und Reservierung barrierefrei.

Virtuelle Rundgänge und Grundrisse mit Textalternativen versehen

Viele Eventlocations und größere Coworking-Anbieter zeigen virtuelle 360-Grad-Rundgänge oder interaktive Grundrisse, um die Raumaufteilung zu vermitteln. Diese Werkzeuge sind fast durchgängig rein visuell und für Screenreader-Nutzende ohne weitere Maßnahmen unzugänglich.

Eine sinnvolle Ergänzung ist eine textliche Beschreibung der wichtigsten Räume und ihrer Ausstattung – Größe, Kapazität, technische Ausstattung, Tageslicht – parallel zum virtuellen Rundgang, sowie Alt-Texte für Grundriss-Grafiken, die die Raumaufteilung in Worten zusammenfassen. Das ersetzt den visuellen Rundgang nicht, macht die Kerninformation aber auch ohne ihn zugänglich. Wie du Alt-Texte für komplexere Grafiken formulierst, zeigt der Beitrag Alt-Texte richtig schreiben.

Bei Eventlocations kommt häufig noch eine Kapazitätstabelle hinzu, die je nach Bestuhlungsart – Reihenbestuhlung, Bankett, U-Form – unterschiedliche Personenzahlen ausweist. Auch diese Tabelle sollte mit korrekten Kopfzeilen ausgezeichnet sein, damit Screenreader-Nutzende die passende Personenzahl der jeweiligen Bestuhlungsart eindeutig zuordnen können.

Zahlungsabwicklung und Mitgliedschaftsverträge barrierefrei darstellen

Coworking-Mitgliedschaften laufen häufig über wiederkehrende Zahlungen mit unterschiedlichen Laufzeiten und Kündigungsfristen. Der Vertragsabschluss sollte die wichtigsten Konditionen – Laufzeit, Preis, Kündigungsfrist – klar strukturiert und nicht nur in einem langen Fließtext darstellen, damit auch Screenreader-Nutzende die zentralen Punkte schnell erfassen.

Bei der eigentlichen Zahlungsabwicklung gelten dieselben Grundsätze wie in jedem Online-Shop: klare Fehlermeldungen bei ungültigen Zahlungsdaten, vollständige Tastaturbedienbarkeit und eine eindeutige Bestätigung nach Abschluss. Details dazu liefert der Beitrag Zahlungsarten barrierefrei im Online-Shop.

Physische Barrierefreiheit der Location als Zusatzinfo

Das BFSG regelt die digitale Zugänglichkeit von Webseiten und Apps, nicht die bauliche Barrierefreiheit einer Location selbst – für Rampen, Aufzüge oder barrierefreie Sanitäranlagen gelten andere rechtliche Grundlagen. Trotzdem lohnt es sich für Coworking Spaces und Eventlocations, verlässliche Informationen zur physischen Zugänglichkeit auf der Webseite bereitzustellen, weil Buchende diese Angaben für ihre Entscheidung brauchen.

Wichtig ist dabei Ehrlichkeit statt Marketing-Formulierung: Konkrete Angaben zu Stufen, Türbreiten oder Aufzügen sind hilfreicher als pauschale Aussagen wie "barrierefrei zugänglich", die im Zweifel nicht zutreffen und Buchende vor Ort enttäuschen.

Eine eigene, gut auffindbare Unterseite mit diesen Angaben je Standort ist meist sinnvoller als ein einzelner Absatz auf der Startseite, gerade wenn ein Anbieter mehrere Locations mit unterschiedlichem Bauzustand betreibt und die physische Zugänglichkeit entsprechend variiert.

Praxisbeispiel: Eventagentur mit mehreren Locations

Eine Eventagentur, die drei unterschiedliche Locations vermarktet, nutzt für alle Standorte oft dieselbe Buchungsplattform mit standortspezifischen Unterseiten. Das ist grundsätzlich sinnvoll, weil ein einmal geprüftes Buchungssystem für alle Standorte gleichzeitig funktioniert. Zu prüfen bleibt aber jede Standortseite einzeln, insbesondere Grundrisse, virtuelle Rundgänge und die Angaben zur physischen Zugänglichkeit, da diese Inhalte sich je Location unterscheiden.

Bei mehreren Locations mit unterschiedlichem Alter und Bauzustand ist es üblich, dass die physische Zugänglichkeit stark variiert. Eine ehrliche, differenzierte Darstellung je Standort ist hier wichtiger als eine einheitliche Marketing-Aussage für alle Locations.

Erster technischer Überblick

Ein automatisierter Scan über bf-check.de zeigt in wenigen Minuten offensichtliche Probleme bei Kontrasten, Formularen und Tastaturbedienbarkeit auf deiner Buchungsseite. Eingebettete Buchungswidgets und virtuelle Rundgänge solltest du zusätzlich manuell mit Tastatur und Screenreader prüfen, da sie von automatisierten Scans oft nur eingeschränkt erfasst werden.

Wer die Umsetzung nicht selbst stemmen kann, findet über unsere Übersicht für Agenturen Ansprechpartner, die sich auf die barrierefreie Umsetzung von Buchungssystemen spezialisiert haben.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen zur digitalen Barrierefreiheit von Coworking Spaces und Eventlocations und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Angaben zur baulichen Zugänglichkeit einer Location prüfst du am besten direkt vor Ort oder mit einer fachkundigen Stelle.

Häufig gestellte Fragen